A IMPLANTAÇÃO DE UM DEPARTAMENTO CONTÁBIL INTEGRADO – CONTROLADORIA

Resumo

A saga de controlar as informações sempre foi e ainda é uma constante em qualquer empresa. Os contadores de plantão que o digam. Quando um empreendedor inicia um negócio, geralmente o mesmo é o “controller” de tudo; ele compra, armazena, produz, vende, paga, recebe e tudo mais. E quando o desempenho do negócio começa a evoluir, a necessidade de controlar passa a ser algo que se torna essencial. O sentimento de perder o controle é um dos inimigos mais silenciosos que um empreendedor tem, podendo levá-lo à derrocada empresarial. E isso é muito doloroso para aquele que tem boas ideias e muitas vezes nenhum “tino” para o negócio. Administrar nossos próprios recursos já é difícil e, piora quando temos que fazê-lo com o patrimônio alheio. Os controles nada mais são do que ferramentas que contribuem para que a operação tenha maior eficiência e eficácia. É muito lindo na teoria e arduamente trabalhoso na prática. O desenvolvimento de uma empresa, muitas vezes, exige que a mesma descentralize suas operações, o que facilitaria os meios de controle, o estabelecimento de rotinas internas, definição de responsabilidades, segregação de funções entre outros. A controladoria tem este perfil: descentralizador, dinâmico, funcional e operacional. A Contabilidade está diretamente relacionada aos meios de controle, pois, sabe-se que a mesma estuda, registra e controla os fatos que afetam o patrimônio, exercendo suas duas funções: administrativa e econômica. Isso se dá com a finalidade de fornecer informações úteis ao processo decisório, seja para usuários internos ou externos, por meio do uso de suas imprescindíveis técnicas: escriturar; demonstrar; analisar e auditar. Muitas empresas optam por centralizar suas operações, e, na contra-mão disso, descentralizar a geração das informações. Cabe, então, à controladoria “integrar” essas informações produzidas pelas diversas áreas de atuação. No caso de implantação desse setor, diversos pontos devem ser observados, tais como: as funções do setor, implantação do setor e profissionais envolvidos. Funções do Departamento Contábil ou “Controladoria” Entre as diversas funções desse importante setor, podemos elencar algumas atribuições que são essenciais, tais como: Aspectos Legais: Constituição e Contratos, Alvará de licença municipal, Alvará de vigilância sanitária, Vistoria dos bombeiros; Certidões, Alvará Ambiental, Registro na Junta Comercial, Cadastros Federal e Estadual. Aspectos Fiscais: Apuração de tributos federais, estaduais e municipais; Escrituração dos Livros Fiscais; Regularização de débitos federais, estaduais e municipais; Informações Fiscais das Receitas Federal e Estadual; Informações Fiscais do Município; Obrigações Acessórias Federais, Estaduais e Municipais; Revisão e planejamento tributário. Aspectos de RH: Seleção e recrutamento, Registro de Empregados, Rescisões Contratuais, Gratificação Natalina e Férias, Treinamentos, Reciclagem. Assuntos Sindicais: Legislação Previdenciária, Legislação Trabalhista, Fiscalização Previdenciária e Trabalhista, Obrigações Acessórias no âmbito Trabalhista. Aspectos Patrimoniais: Controle de bens imobilizados, Controle CIAP para créditos tributários, Controle de depreciações e amortizações, Teste de recuperabilidade de valor “impairment”, Baixas e aquisições, Obsolescência. Aspectos Financeiros: Controle de caixa; Controle de contas a receber; Controle de contas a pagar; Movimentação financeira / bancária; Descontos de títulos; Políticas de segregação de funções, rotinas, responsabilidades e controles internos; Conciliação bancária. Aspectos de Custos: Volume de produção, Levantamento dos gastos fixos e variáveis, Levantamento dos gastos diretos e indiretos, Controle extrapatrimonial dos custos de produção, Adoção do método de custeio de acordo com o sistema de custeio utilizado pela empresa, Verificação da MC e PE, Rateios de custos por produtos ou áreas, Integração com a contabilidade financeira. Aspectos Contábeis: Implantação de Plano de Contas adequado, Escrituração Contábil em Geral, Elaboração dos Livros Contábeis, Conciliações das contas contábeis e balancetes mensais, Elaboração das Demonstrações Contábeis, Elaboração e avaliação de relatórios gerenciais, Análise e avaliação dos indicadores de desempenho. Implantando o setor É de fundamental importância que os profissionais dessa área sejam devidamente qualificados. Seus conhecimentos são requisitos primordiais para que o setor atinja seus objetivos, os quais são: Promover a eficácia organizacional;Promover a integração entre as áreas de atuação;Viabilizar a gestão econômica.   O profissional deve ter: Registro ativo no CRC (no caso de contador), Aprovação na seleção e recrutamento, Capacitação técnica devidamente avaliada, Análise da vida pregressa. Sistemas de informações: O uso dos sistemas de informações deve atender às necessidades para tomadas de decisão, utilizando rede de computadores disponível, que seja compatível com o modelo de gestão, que atenda às necessidades dos gestores e que integre entre as áreas de atuação com adequada parametrização do sistema. Características e Perfil do Profissional Gestor de informações. Conhecimento amplo, compreendendo as normas internacionais de contabilidade, legislação fiscal, comercial e correlatas.Capacidade de se expressar de forma clara e objetiva, ótima redação, domínio de TI. Conhecer e utilizar-se de relações humanas, além de técnicas de administração. Ético e inovador, adaptando-se, pois, mudanças fazem parte do cenário empresarial e corporativo. Responsabilidades O Controller é responsável pelas seguintes áreas, entre outras: Coordenação de esforços visando à sinergia das ações;Participação ativa do processo de planejamento;Interação e apoio às áreas operacionais;Indução às melhores decisões para a empresa como um todo;Credibilidade, persuasão e motivação;Contabilidade geral;Contabilidade de custos;Contabilidade fiscal;Controle patrimonial;Planejamento: elaboração de orçamentos, acompanhamentos da execução orçamentária, análise de custos, análise de balanços, interpretação das tendências e perspectivas econômicas, sugestão de preços, estudo de mercado, balanços projetados, tabelas estatísticas;Finanças: planejamento financeiro, fluxo de caixa;TI: implantação e parametrização de sistemas integrados;Auditoria Interna: correta aplicação dos controles internos;O&M: desenvolvimento, implantação e aperfeiçoamento dos controles internos, planos de formulários, sistemas de comunicação formal, definição de normas e procedimentos internos.   Nessa perspectiva, vemos que, a necessidade de controlar as informações produzidas por um ente contábil exige uma profunda atuação desse setor, e sua implantação e implementação é igualmente trabalhosa. Sabemos que o exposto não contempla toda gama de informações e detalhes que, em outras oportunidades, poderemos trabalhar com maior profundidade. Grandes empresas que se utilizam dessa ferramenta conseguem obter melhores resultados (no que diz respeito à informação) em relação àquelas que mantém essas informações no ambiente externo de seu domínio.